Communicatie blijkt nog steeds een grote factor te zijn voor het wel of niet goed functioneren van een (operationele-) werkomgeving. Met name binnen productiebedrijven is een optimale communicatie en samenwerking tussen de operationele afdelingen een “must”. Iedereen herkent wel de voorbeelden van technici die vlak voordat ze naar huis gaan geconfronteerd worden met storingen die achteraf gezien de gehele dag al sluimeren. Of productiemedewerkers die “al wel 10x een storing gemeld hebben maar er wordt toch niets aan gedaan”. Vaak zijn het aannames of niet (zorgvuldig) gecommuniceerde zaken. Dit met als direct gevolg dat vaak niet de vereiste of gewenste acties worden uitgezet. Whitebord meetings kunnen een positieve bijdrage leveren aan een heldere, duidelijke informatievoorziening. Belangrijk is dat iedere betrokken afdeling op hetzelfde moment dezelfde informatie ontvangt. Hoe kun je dit nu snel op een effectieve wijze inrichten.
Stap 1: Bepaal welke afdelingen direct betrokken zijn bij je primaire (productie-) proces.
Stap 2: Nodig namens alle betrokken afdelingen een vertegenwoordiger uit voor deze meeting (liefst op de werkvloer; “at the gemba”)
“Alweer een meeting?” is een veel gehoorde reactie. Terecht? Ik denk van niet. De whitebord meeting duurt max 15-20 min, waarin je alle relevante informatie meekrijgt die er echt toe doet.
Stap 3: Creëer een vaste format. Richt een whitebord in met alleen de écht relevante informatie voor je proces. Denk bijv aan: performance, planningsrealisatie, storingen en veiligheid. Begin strak op tijd, volg de agenda en vermijd niet-relevante discussies door ze te parkeren tot na de meeting.
Stap 4: Benoem de feiten: “wat gaat goed, wat behoeft aandacht/correctie”. Visualiseer de items bijv met smileys of grafieken.
Stap 5: Sluit af met SMART gemaakte afspraken: wie, doet wat en wanneer. Noteer de afspraken en kom er de volgende dag op terug.
BELANGRIJK:
vergeet niet de successen te vieren!
Wil je eens sparren over de inrichting van whitebord meetings binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.
